Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
SmartMedTech
Oskar-Hasenclever-Str. 60
56179 Vallendar
Deutschland
Telefon: +49 151 58742508
E-Mail: [email protected]
Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Herr Oleg Gorenbaum
E-Mail: [email protected]
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wie wir sie verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), der KI-Verordnung der Europäischen Union sowie allen weiteren relevanten Datenschutzvorschriften.
Bei jedem Aufruf unserer Website werden durch das verwendete Browsersystem automatisch Informationen an den Server unserer Website übermittelt. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst:
Diese Daten werden zum Zweck der Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website, der Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website, der Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu weiteren administrativen Zwecken verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (z.B. Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen) von uns verarbeitet, um Ihre Anfrage zu beantworten oder die weitere Bearbeitung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und/oder auf unseren berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), da wir ein berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen haben.
Wenn Sie unsere Praxis telefonisch kontaktieren, kann das Gespräch durch unsere KI-Telefonassistentin Laura entgegengenommen werden. Zu Beginn des Gesprächs werden Sie darüber informiert, dass Sie mit einer KI-Telefonassistentin sprechen und dass das Gespräch aufgezeichnet und transkribiert wird.
Im Rahmen des Gesprächs können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der strukturierten Annahme, Dokumentation und Bearbeitung telefonischer Anliegen, insbesondere zur Vorbereitung von Rückrufen, Termin- oder Rezeptanfragen sowie sonstigen organisatorischen Anliegen.
Da im Rahmen eines Anrufs auch Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO mitgeteilt werden können, behandeln wir diese Daten mit besonderer Vertraulichkeit. Eine medizinische Beratung, Diagnose oder Therapieentscheidung erfolgt durch die KI-Telefonassistentin nicht.
Die Gesprächsaufzeichnung und das Transkript werden ausschließlich lokal auf dem Praxis-PC bzw. innerhalb der Praxisinfrastruktur gespeichert. Der Zugriff ist auf autorisierte Personen der Praxis beschränkt. Die lokalen Gesprächsdaten werden automatisch nach 14 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.
Für die technische Telefonieanbindung nutzen wir Twilio als SIP- bzw. Telefonie-Dienstleister. Die KI-gestützte Gesprächsführung erfolgt über Retell AI. Gesprächsaufzeichnung und Transkript werden lokal in der Praxisinfrastruktur gespeichert und nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Mit eingesetzten Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Bearbeitung Ihres Anliegens zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Behandlungs- oder sonstigen Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer zuverlässigen telefonischen Erreichbarkeit und strukturierten Bearbeitung von Anfragen. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies insbesondere auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.
Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verwenden wir die hierfür erforderlichen oder gesondert von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihnen unseren Newsletter zuzusenden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Abmeldelink im Newsletter klicken oder uns eine entsprechende Mitteilung zusenden. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Kunden, wie Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer und Zahlungsdaten. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Vertragserfüllung und auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
SmartDictate verarbeitet alle Sprachaufnahmen, Transkriptionen und Zusammenfassungen ausschließlich lokal auf Ihrem Endgerät (iPhone/iPad). Es werden standardmäßig keine Sprach- oder Textdaten an externe Server, Cloud-Dienste oder Drittanbieter übertragen.
Erhobene Daten: Sprachaufnahmen, Transkripte und KI-gestützte Zusammenfassungen – ausschließlich lokal auf dem Gerät des Nutzers.
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Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Stand: März 2026